Em 2023, a gestão avançou ainda mais com a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos. Essa comissão teve a função de avaliar periodicamente os documentos arquivados, garantindo uma gestão ainda mais eficiente e atualizada dos registros municipais. Esses avanços refletem o compromisso da administração municipal em promover transparência, eficiência e modernização na gestão documental do município.
O foco dessas iniciativas é promover uma administração mais eficiente, reduzir os custos operacionais e otimizar os espaços físicos destinados ao arquivo. Uma das principais ações de 2023 foi a elaboração e publicação do Plano de Classificação de Documentos (PDC) e da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), voltados para as atividades meio e finalísticas. Essas medidas têm como objetivo facilitar o controle e a rápida recuperação de informações, além de garantir a avaliação e destinação adequada dos documentos produzidos e recebidos em toda a administração pública municipal.
A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) é um instrumento importantíssimo nesse processo, determinando prazos e diretrizes para a transferência, recolhimento ou eliminação de documentos, com o intuito de otimizar e racionalizar os recursos e espaço físico envolvidos em tais demandas.
Após separação e análise dos documentos, fundamentado pela Tabela de Temporalidade (TTD), a Comissão Permanente de Avaliação do Documentos de Arquivos publica o Edital de Eliminação do Documentos de Arquivo nº 01/2024, com a relação de documentos do arquivo público que já cumpriu o devido período de guarda.
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