Desde 2017, o Ministério Público tem cobrado de perto as demandas relacionadas aos cuidados com o arquivo público do município de Piúma. No entanto, a atual gestão tem se destacado por seus esforços em resolver essa questão. Uma empresa especializada foi contratada para o serviço e já se encontra na fase final de organização das mais de 400.000 processos administrativos.
O processo de inventário minucioso já analisou individualmente 70.000 processos, e a prefeitura se comprometeu em realizar o inventário completo de todos os documentos. Para auxiliar nessa tarefa, foi criado um Plano de Classificação de Documentos e uma tabela de temporalidade da guarda, visando à correta organização e armazenamento dos processos.
A comissão responsável por supervisionar esses trabalhos realiza reuniões semanais para acompanhar o progresso e garantir a eficiência do processo. Além disso, o Espaço do arquivo já recebeu ordem de serviço para passar por reformas, evidenciando o comprometimento da atual gestão com a preservação do patrimônio histórico, social, cultural e documental do município.
Essa iniciativa trará benefícios significativos para a administração pública local. Além de proporcionar maior agilidade na busca por processos, a medida visa promover transparência, segurança e organização administrativa. A expectativa é que essa iniciativa aprimore a eficiência dos serviços prestados à população.
Embora o objetivo final seja migrar para um processo totalmente digital, a atual gestão ressalta a importância de preservar os processos físicos de acordo com o tempo de guarda legal. Isso significa que os documentos físicos serão mantidos em arquivos nas fases corrente, intermediária e de destinação final. Um exemplo disso são os processos administrativos da área de Recursos Humanos, cujas obrigações exigem uma guarda de até 100 anos, enquanto outros são permanentes e não podem ser eliminados.
Com essas medidas, a administração municipal de Piúma demonstra um compromisso sólido com a modernização e a preservação de seu acervo documental. Espera-se que esses esforços continuem aprimorando a eficiência e a transparência na gestão pública, fornecendo à população um serviço de qualidade e respeitando a importância histórica do município.
